excel下拉菜单怎么做，详细教程

excel下拉菜单怎么做，详细教程

这里介绍创建Excel下拉菜单的4种快速方法 - 基于值列表，单元格区域，命名区域和动态下拉菜单，并且还提供了如何从另一个工作簿创建下拉菜单。Excel下拉菜单（又名下拉框或下拉列表）用于从预定义的项目列表中输入电子表格中的数据。 在Excel中使用下拉菜单的主要目的是限制用户可用的选项数量，除此之外，一个下拉菜单可以防止拼写错误，并使数据输入更快。

概述。这是创建一个下拉框的最快方法。

为您的下拉菜单选择一个单元格或区域。您首先要选择显示下拉框的一个单元格或多个单元格。这可以是单个单元格，单元格区域或整个列， 如果您选择整列，将在该列的每个单元格中创建一个下拉菜单。您也可以通过按住Ctrl键，同时用鼠标选择单元格来选择不连续的单元格。例如：我们创建问卷。

使用Excel数据验证创建一个下拉列表。在Excel功能区上，转到“数据”选项卡-“数据工具”组，然后单击“数据验证”。

输入“下拉菜单”条目并选择选项。在“数据验证”窗口的“设置”选项卡上，执行以下操作：

①在允许框中，选择序列。

②选中“提供下拉箭头”。

③如果要允许用户将单元格留空，请选择“忽略空值”。

④在“来源”框中，输入要在下拉菜单中显示的项目，以逗号分隔。

⑤点击“确定”。

测试。现在，Excel用户只需单击包含下拉框的单元格旁边的箭头，然后从下拉菜单中选择所需的条目。

概述。这个方法在Excel中创建下拉菜单需要更多的时间，但从长远来看，它可能会为您节省更多的时间。

输入您的下拉菜单的条目。在现有工作表中选择要显示在下拉菜单中的条目，或在新工作表中输入条目。这些条目应该在单个列或行中输入，并且输入时不要有空白单元格。例如，我们为食物创建一个下拉菜单（按照您希望它们在下拉菜单中显示的顺序，对输入进行排序是一个好方法）。

创建一个命名区域（为单元格区域定义名称）。您可以跳过此步骤，并根据一系列单元格条目创建您的下拉菜单，但命名区域使管理Excel下拉菜单更容易。怎么创建一个命名区域呢？

①选择要包括在下拉菜单中的所有条目，右键单击它们，然后从弹出菜单中选择“定义名称”。 或者，您可以单击“公式”选项卡上的名称管理器，或按快捷键Ctrl + F3。

②在“名称管理器”对话框中，单击“新建”。

③在“名称”输入框中，键入区域的名称，确保“引用位置”框中显示正确的范围，然后单击“确定”。

小技巧：在Excel中创建命名区域的更快方法是选择单元格，并直接在名称框中键入区域名称。 完成后，单击Enter键保存。

基于表格的下拉菜单。而不是普通的命名区域，您可以首先考虑将列表（包括在下拉菜单中的所有条目的单元格区域）转换为完全功能的Excel表格（插入-表格），然后创建列表名称。创建名称时，您可以在“引用位置”框中输入“=表名[列名]”，或者在打开名称管理器之前选择所有没有列标题的单元格，这样“引用位置”框将会自动填充。

为什么要使用表格？因为它允许您创建一个动态下拉菜单，也就是您在源列表中删除或添加新项目时，下拉菜单会自动更新。这样就免除了更新命名区域的“引用位置”。

选择您的下拉菜单的位置。只需在单元格（您想要显示下拉菜单的单元格）中单击。这可以在您的条目列表所在的相同工作表中或在不同的工作表中。您还可以选择一系列单元格或整列放入您的下拉菜单。

应用Excel数据验证。在Excel功能区上，转到“数据”选项卡，然后单击“数据验证”。

配置您的下拉菜单。在“数据验证”窗口中，转到“设置”选项卡，然后选择以下选项：

①在允许框中，选择序列。

②在“来源”框中，键入等号和您在上面步骤3或4中创建的区域名称，例如：=食物。

③选中“提供下拉箭头”。

④如果要允许用户将单元格留空，请选择“忽略空值”。

⑤最后，单击确定按钮完成。

概述。基于“单元格区域”创建Excel下拉菜单非常类似于上面的基于“命名区域”创建Excel下拉菜单，比它简单：

您跳过步骤3和4 -“创建一个命名区域”和“基于表格的下拉菜单”。

在步骤7中，配置下拉菜单时，请不要输入区域的名称，请单击“来源”框旁边的“折叠对话框”图标，并选择所有要包含在下拉菜单中的条目的单元格。它们可以在相同或不同的工作表中，如果是后者，您只需转到其他工作表，然后使用鼠标选择一个区域。

概述。如果您经常在下拉菜单中编辑项目，则可能需要在Excel中创建一个动态下拉菜单。 在这种情况下，一旦删除或添加新的条目到源列表，您的下拉菜单将自动更新。在Excel中创建这样一个动态更新的下拉菜单的最简单方法是：创建一个基于表格的下拉菜单。如果由于某种原因，您更喜欢普通的命名区域，则使用OFFSET公式，如下所述。

输入公式。您可以先按照上述方法2中，根据命名区域创建一个普通的下拉菜单（而不是基于表格）。在步骤3中，创建名称时，请在“引用位置”框中输入以下公式：

=OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)

公式分析：

①Sheet1 - 工作表的名称。

②A - 您的下拉菜单项目所在的列。

③$A$1- 包含列表第一项的单元格。

该公式由2个Excel函数组成 - OFFSET和COUNTA。 COUNTA函数计算指定列中的不为空的单元格的个数。 OFFSET返回一个仅包含非空单元格的范围的引用，从您在公式中指定的第一个单元格开始。

OFFSET详细说明。

Microsoft Excel 中 OFFSET 函数的公式语法和用法。

㈠说明。

返回对单元格或单元格区域中指定行数和列数的区域的引用。 返回的引用可以是单个单元格或单元格区域。 可以指定要返回的行数和列数。

㈡语法。

OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width])

OFFSET 函数语法具有下列参数：

①引用（必需）： 要以其为偏移量的底数的引用。 引用必须是对单元格或相邻的单元格区域的引用；否则OFFSET 返回 错误值 #VALUE!。

②Rows（必需）： 需要左上角单元格引用的向上或向下行数。 使用 5 作为 rows 参数，可指定引用中的左上角单元格为引用下方的 5 行。 Rows 可为正数（这意味着在起始引用的下方）或负数（这意味着在起始引用的上方）。

③Cols（必需）： 需要结果的左上角单元格引用的从左到右的列数。 使用 5 作为 cols 参数，可指定引用中的左上角单元格为引用右方的 5 列。 Cols 可为正数（这意味着在起始引用的右侧）或负数（这意味着在起始引用的左侧）。

④高度（可选）： 需要返回的引用的行高。 Height 必须为正数。

⑥宽度（可选）：需要返回的引用的列宽。 Width 必须为正数。

㈢所以，在我们的OFFSET公式=OFFSET(Sheet1!$A$1, 0, 0, COUNTA(Sheet1!$A:$A), 1)中，我们指定以下参数：

①引用：在Sheet1中单元格$A$1，这是您的下拉菜单的第一个项目。

②Rows和Cols为0，没有垂直或水平移动。

③高度：由COUNTA函数返回的列A中的非空单元格的个数;

④宽度：1，即一列。

概述。在Excel中创建一个下拉菜单，您可以使用另一个工作簿中的那些条目作为源。为此，您将必须创建2个名称：一个在源工作簿中，另一个在本工作簿中（显示下拉菜单的工作簿）。注意：对于从另一个工作簿中工作的下拉菜单，源工作簿必须是打开的。

为单元格区域定义名称。打开源工作簿SourceWorkbook.xlsx，并为要包含在下拉菜单中的所有条目创建一个命名区域Source_list。

在主工作簿中创建一个命名引用。打开要在其中显示下拉菜单的工作簿，并在创建名称时“引用位置”输入您的源工作簿中“单元格区域”名称。 在这个例子中，引用是=SourceWorkbook.xlsx!Source_list

应用数据验证。在主工作簿中，选择您创建下拉菜单的单元格，单击“数据”-“数据验证”，并在“来源”框中输入您在步骤3中创建的名称（=食物）。